相続人のなかに、海外に住んでいる方や外国籍の方がいる。そのようなとき、「日本の印鑑証明書も住民票も取れないが、相続登記はどうなるのか」という疑問が出てきます。遺産分割協議書には相続人全員の印鑑証明書を添えるのが基本ですが、日本に住民登録がなければ、印鑑証明書は発行されません。この記事では、その場合に代わりの書類として扱われるもの(署名証明・在留証明・宣誓供述書など)と、外国語の書類の翻訳の扱いを、法務省の案内で確認できる範囲で整理します。なお、必要な書類は国・地域や個別の事情により異なります。個別の国の細かな要件には踏み込まず、全体の考え方をつかむことを目的にしています。
まず確認したいこと:通常の相続登記で求められる書類
法務省の登記手続ハンドブック(遺産分割協議編)では、遺産分割協議書には相続人全員が印鑑証明書と同じ印(実印)を押し、その印鑑証明書を各1通添付するとされています。この印鑑証明書について、作成後3か月以内といった制約はない、とも案内されています。あわせて、不動産を相続した人の住民票の写し(市区町村が発行した原本)が、住所を証する書面として必要になります。つまり、通常は「実印+印鑑証明書」と「住民票の写し」がセットになります。海外に住む相続人の場合、この2つを日本の役所から取れないことが出発点です。印鑑証明書や住民票の基本は、関連記事もあわせてご覧ください。
印鑑証明書の代わりになる「署名証明」
法務省は、本人が外国に居住している場合は印鑑証明書を取得することができないため、これに代わる書面として、日本の領事が作成した署名証明を添付することが認められている、と案内しています。この署名証明は、一般に「サイン証明」と呼ばれることもあります。印鑑証明書の添付が求められるのは、登記の申請や承諾が本人からされたものであることを担保するためとされており、署名証明はその代わりとして位置づけられています。日本の在外公館における署名証明の手続の詳細は、外務省のホームページで確認するよう法務省のページでも案内されています。受付の方法や必要なものは、申請前に、書類を取得する在外公館へ確認しておくと安心です。
在外公館が遠いとき:外国の公証人による署名証明
法務省のページには、居住地が日本の在外公館の所在地と離れている場合など、領事が作成した署名証明を取得することが困難なときは、外国の公証人が作成した署名証明を添付して登記の申請をすることも認められている、との記載があります。あわせて、過去の先例として、外国の公証人が作った署名証明を在外公館の証明に代えて差し支えないとした回答や、原文が外国語で作成されていても、署名が日本文字でもローマ字でもよいとした回答が紹介されています。ただし、公証制度の有無や内容は国・地域により異なります。どのような形式であれば受け付けてもらえるかは、申請先の法務局にあらかじめ確認しておくことが大切です。
住所を証する書類:在留証明・宣誓供述書など
住民票の代わりとなる書類については、法務省の案内のうち、相続人申告登記のページに「住民票に記載のない方(国内に住所のない方)は提出を省略できない。日本国籍の方は在外公館が発行する在留証明書等、外国籍の方は居住国の政府等が作成した住民票の写しに相当する書面等を提出する」という趣旨の記載があります。これは相続人申告登記についての説明ですが、海外在住の相続人の住所をどう示すかを考えるうえでの手がかりになります。相続登記そのものでどの書類が必要になるかは、事案や申請先によって判断が分かれることがあるため、法務局に確認しながら進めるのが確実です。
外国籍の方については、法務省が、外国に住所を有する外国人が新たに所有権の登記名義人となる場合の住所証明情報について通達を示しています。それによると、本国または居住国の政府が作成した住所を証明する書面(日本の住民票の写しに相当するもの)のほか、本国または居住国の公証人が認証した、氏名と住所が真実であることを宣誓して署名した文書(宣誓供述書)に旅券の写しを添える方法が挙げられています。旅券の写しは、書面の作成日または登記申請の受付日に有効なもので、氏名・有効期間の記載と写真の表示があるページを含む必要があるとされています。この通達が相続による登記にそのまま当てはまるかどうかは、個別に確認が必要です。
外国語の書類は翻訳が必要?
上記の通達の案内では、外国語で作成された住所証明情報には、その訳文も併せて添付する必要があるとされています。一方で、必ずしも全文を翻訳する必要はなく、書面の表題、氏名、住所、発行日、有効期間、発行機関、証明する旨の記載など、証明に関係する部分を訳し、それ以外は翻訳を省略した旨を訳文の書面に記載する方法も認められています。ただし、これは外国に住所を有する外国人の住所証明情報についての案内です。他の書類の翻訳の要否や形式は、書類の種類や申請先により異なる可能性があります。
準備を進める順番の考え方
海外の相続人がいる場合、国内の書類(戸籍など)と海外で取得する書類を並行して進めると、全体の流れが見通しやすくなります。たとえば、先に申請先の法務局へ「海外在住(または外国籍)の相続人がいること」を伝え、署名証明や住所を証する書類としてどの形式が受け付けられるかを確認します。そのうえで、遺産分割協議書の内容を相続人全員で確認し、署名のための書類を海外の相続人に届ける、という順に整理しておくと、やり直しを減らしやすくなります。なお、これは進め方の一例であり、必要な書類や順番は事案によって変わります。
つまずきやすい点
海外にいる相続人の書類は、日本国内で集める書類と違い、取得先や形式が国・地域により異なるため、申請前の確認が欠かせません。遺産分割協議書への署名や署名証明の取得、必要に応じた翻訳といった工程は、日本の役所だけで完結しないため、余裕を持って進める計画を立てておくと安心です。また、法務省のページで紹介されている先例には昭和年代のものも含まれるため、現在の運用は法務局で確認するのが安全です。遺産分割協議書の作成の流れについては、次の関連記事もご覧ください。
ご相談にあたって
当事務所の相続登記・相続手続きのご相談は無料で、着手金もいただいていません。ご依頼の際は、司法書士報酬のほかに登録免許税・戸籍等取得費などの実費が別途必要です。
遺産分割に争いがある場合の代理交渉・調停・訴訟は弁護士、相続税の申告・税務相談は税理士の業務領域です。当事務所は司法書士事務所として、相続登記・法定相続情報一覧図の取得・相続放棄の申述書など裁判所提出書類の作成等に対応し、必要に応じて適切な専門家をご案内します。
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